Czy wiesz ile osób stoi za sukcesm udanego eventu ?

W tworzenie eventów zaangażowanych jest wielu graczy. Pierwotny pomysł na event może pochodzić od kogoś z kadry menedżerskiej, z wnętrza przedsiębiorstwa, np. z działu kreatywnego, jak i spoza niej – od agencji eventowej, która rozwinie wizję i wykreuje odpowiedni komunikat realizując w ten sposób daną ideę. 

Są też ci, którzy eventy prowadzą. Koniec końców, to oni i ich sposób prezentacji są kluczowe podczas wydarzenia. Następnie w realizację procesu angażowany jest producent techniczny lub tak zwana firma techniczna. To ona wypracowuje rozwiązania technologiczne pozwalające zrealizować to co wymyślił ktoś inny. Mimo iż mogłoby się wydawać, że wszystkie te osoby współpracują ze sobą począwszy od planowania przedsięwzięcia aż do etapu jego realizacji okazuje się, że nie jest to jeszcze normą w Polsce.

Standardem jest zatrudnienie firmy odpowiedzialnej za produkcję techniczną i scenograficzną już po tym, jak odbędzie się proces kreatywny, a zaproponowany plan działania zostanie zaakceptowany przez klienta końcowego. 

Takie podejście zwykle prowadzi do zmian po stronie wizualnej projektu. To, co wyglądało świetnie na papierze, nagle może okazać się nie tak atrakcyjne gdy przyjdzie do wdrożenia w życie. Koszt odpowiedniego wyposażenia i ilości pracy jakiej wymaga urzeczywistnienie konkretnej propozycji, a także ograniczenia ekologiczne czy też te natury technologicznej mogą wpłynąć na potrzebę zmiany pierwotnie zakładanej wizji. 

Najlepszym sposobem na osiągnięcie maksymalnie satysfakcjonujących wyników podczas planowania i projektowania eventów jest współpraca – to od niej wszystko powinno się zaczynać.

Inicjatorem procesu są kluczowi gracze odpowiedzialni za event wraz z zespołem kreatywnym. Następnie angażowany jest organizator, po czym nadchodzi kolej na planowanie i burzę mózgów. Pozwala to na optymalne budżetowanie, a także daje klientowi możliwość maksymalnego obniżenia technicznych kosztów realizacji wydarzenia. Producent techniczny może pracować z zespołem kreatywnym nad analizą zaproponowanych projektów zanim któryś z nich zostanie zrealizowany po to, aby zapewnić wykonalność pomysłów.

Niezależnie od faktu czy produkcja wymaga użycia płaskich ekranów, technologii zakrzywionych LEDów i tego, gdzie będzie odbywało się wydarzenie – w zamkniętej przestrzeni czy pod gołym niebem, będzie on mógł zapewnić odpowiednią pomoc podczas pracy nad wydarzeniem i przekazać zespołowi informacje dotyczące zarówno korzyści, jak i zagrożeń jakie niesie ze sobą dana opcja. 

Na wczesnym etapie planowania eventu wiedza o tym, że założenia jego projektu są realne zaoszczędzi czasu potrzebnego na ewentualne zmiany na późniejszym etapie i pozwoli pracującemu nad nim zespołowi na zaplanowanie efektywnego budżetu.

Producent techniczny może również wspomóc:

• proponując technologię opłacalną finansowo;>  pracując wraz z z zespołem planującym event, proponując wybór innej technologii pozwalającej na osiągnięcie identycznego efektu końcowego.

• może również dostarczyć informacji w zakresie dostępnych rozwiązań oraz przedstawić koszty, które każde z pociąga za sobą.

Współpraca z kimś doświadczonym jest bezcenna gdy przychodzi do dostosowywania się do wymagań stawianych przez właścicieli obiektów w zakresie kosztów montażu konstrukcji, wewnętrznych firmowych opłat serwisowych oraz kosztów energii. Wszystkie te czynniki mogą znacząco wpłynąć na stronę finansową i skalę kreowanego wydarzenia. 

Producent techniczny może również przedstawić własne pomysły. Pracuje on z zespołem eventowym nie tylko po to, aby rozważyć rozwiązania technologiczne dostępne na

rynku, ale również zaprezentować nowe, nieszablonowe rozwiązania i otworzyć projektantów na nowe idee, co może z kolei okazać się pomocne w przyspieszeniu procesu kreatywnego i kształtowaniu wizji.

Na rynku pojawiają się coraz nowsze technologie. Dobry producent techniczny jest na bieżąco z nowinkami, co przekłada się na świeże pomysły, a to na dostarczenie publiczności nowych, niesamowitych doświadczeń.

Krótko mówiąc, wspólna praca pozwala zachować spójność i poczucie wspólnoty wewnątrz zespołu, który działając razem od samego początku jest po prostu silniejszy.

Parafrazując afrykańskie przysłowie „w organizacji eventu bierze udział cała wioska”, tak więc im lepiej wszystkie zainteresowane strony będą się komunikowały i planowały tym bardziej zwiększy się prawdopodobieństwo na sukces przedsięwzięcia. Ludzie mają tendencję do przywiązywania się do jednego, najbardziej odpowiadającym im podejścia, stąd etap kolaboracji ze reżyserem jako nieodłączna część procesu planowania nie jest jeszcze normą w branży, aczkolwiek klienci, którzy zaczęli w ten sposób współpracować z firmami technicznymi nie chcą już wracać do starego modelu współpracy.

Miejmy nadzieję, iż korzyści jakie można z tego tytułu uzyskać będą motywacją do zmian obecnego stanu rzeczy, co w przyszłości pozwoli na wykreowanie nowego paradygmatu. Dzięki przemyśleniu swojego podejścia, producenci eventów mogą nie tylko wytworzyć efekt synergii pomiędzy kluczowymi graczami, ale również zmaksymalizować oszczędności i potencjalny zwrot z inwestycji.

Niezależnie od motywów wspólne działanie i koordynacja pozwalają każdej ze stron być tą „wygraną” i tworzyć fantastyczne show.