Sprzęt i technicy nie zadziałają sprawnie, jeśli organizator zatai informacje. Organizatorzy boją się, że ktoś ukradnie im pomysł. Prawda jest jednak taka, że im więcej informacji posiadamy, tym lepiej wykonamy pracę i tym lepszą cenę możemy zaoferować. Firmy zajmujące się techniczną obsługą imprez z reguły nie są agencjami, zajmują się swoją działką, która jest na tyle rozbudowana i skomplikowana, że raczej nikt nie będzie sobie brał na bary „oferowania kotleta” i jeszcze spinania wszystkiego razem.Niebezpieczeństwo związane z tym, że organizatorzy chcą osiągnąć efekt zaskoczenia w trakcie imprezy sprowadza się do tego, że mogą zaskoczyć nie tych ludzi co trzeba. Fajnie jest zaskoczyć klienta, ale nie zaskakuj swojego dostawcy. Wywołasz katastrofę, jeśli o użyciu confetti poinformujesz wszystkich z wyjątkiem kelnerów.
Za przykład weźmy ekskluzywną imprezę dobroczynną, jaka odbyła się niedawno w Warszawie. Klient wynajął kilku niezależnych podwykonawców i zupełnie nie skoordynował ich działań. Na miejscu okazało się, że są agregaty, brak jednak okablowania które miała dostarczyć firma od światła – tyle że nikt ich o tym nie uprzedził. Oczywiście wszyscy się zarzekali że „było mówione” ale jak zwykle nikt nie pofatygował się podsumować tych ustaleń pisemnie. Skutek był taki, że w wieczór przyjęcia zarówno agencja jak i klient był totalnie wyczerpany poświęcając na przygotowania wiele dodatkowych godzin, za które musiał też dodatkowo zapłacić.
Takie wpadki całe szczęście zdarzają się coraz rzadziej i z reguły nie występują wśród wyspecjalizowanych firm, które na co dzień zajmują się organizacją eventów – oni po prostu mają już doświadczenie, którego nie da się nabyć w ciągu jednego dnia.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz